Sunumun temel mesajlarını slaytları hazırlamadan önce belirleyin. Dinleyicinin neyi anlaması veya yapması gerektiğini netleştirin; aday mesajları amaca uygunlukları, dayanakları ve sunumda açıklanabilirlikleri açısından değerlendirin. Sonunda bir ana sonuç ve onu anlaşılır kılan destekleyici mesajlar kalsın. Bu, sunumun her ayrıntısını aktarmak yerine dinleyicinin izlemesi gereken ana fikri öne çıkarmaya yardımcı olur.
Önce amacı ve dinleyiciyi belirleyin
Şu soruya bir cümleyle yanıt verin: “Sunum bittiğinde dinleyici neyi bilmeli, düşünmeli ya da yapmalı?” Bu cümle slayt başlığı değil, içerik seçme ölçütünüzdür. Örneğin, “Yeni çalışanlara müşteri geri bildirimlerini raporlama biçimimizi anlatmak” geniş bir amaçtır. “Ekip, haftalık raporda üç müşteri eğilimini dayanağıyla gösterebilmeli” ise daha belirgin bir hedeftir.
Dinleyicinin konuya ne kadar aşina olduğunu ve sunumdan ne beklediğini de düşünün. Uzmanlar yöntem ayrıntılarına ihtiyaç duyabilir; başka bir dinleyici grubu için sonuç ve konunun önemi daha öncelikli olabilir. Bunlar her sunuma uygulanacak sabit kurallar değil, içeriği dinleyiciye göre seçmek için sorulabilecek sorulardır. Harvard Medical School’un sunum önerileri, dinleyicinin ihtiyacını belirlemeyi, konunun önemini başlangıçta açıklamayı ve sunumun ana fikrini görünür tutmayı vurgular.
Aday mesajları listeleyin
Slayt cümlelerini kısaltmaya başlamadan önce sunumda yer alabilecek iddiaları ayrı ayrı yazın. Her aday, doğru veya yanlışlığı değerlendirilebilecek bir düşünce olsun; “sonuçlar” gibi bir bölüm başlığından ibaret kalmasın.
Her aday için şu soruları sorun: Sunumun amacına nasıl hizmet ediyor? Dinleyici için neden önemli? Hangi veri, gözlem veya örnekle destekleniyor? Mevcut sürede anlaşılır biçimde açıklanabilir mi? Birbirini tekrarlayanları birleştirin; farklı sonuçlara işaret eden iddialarıysa aralarındaki farkı açıklamadan tek cümlede eritmeyin.
Mesajları önem sırasına koyun
Adayları ana mesaj, destekleyici mesaj ve ana akıştan çıkarılabilecek bilgi olarak ayırabilirsiniz. Ana mesaj sunumun temel sonucunu taşır. Destekleyici mesajlar bu sonucun hangi dayanaklarla anlaşılacağını gösterir. İlginç olsa da amaca katkısı olmayan ayrıntıları çıkarmak veya soru-cevap için saklamak bir seçim yöntemidir; hangi ayrıntıların gerekli olduğu konuya ve dinleyiciye bağlıdır.
Seçim yaparken amaca uygunluğu, dinleyici açısından önemini, dayanağın açıklığını ve sunum süresini birlikte değerlendirin. Puanlama kullanırsanız bunu nesnel bir ölçüm değil, seçenekleri karşılaştırmaya yarayan pratik bir araç olarak görün. Bir iddianın ilgi çekici olması, tek başına onu ana sonuç yapmaya yetmez.
Varsayımsal örnek: üç adaydan bir ana sonuç seçin
Varsayımsal durum: Bir ekip, altı haftalık bir deneme döneminde haftalık müşteri geri bildirimlerini sınıflandırmış ve yöneticilere kısa bir sunum hazırlıyor. Aşağıdaki sayılar yalnızca örneği açıklamak için kurgulanmıştır; gerçek bulgu değildir.
Adaylar: A) “Geciken yanıtlar en sık tekrarlanan şikâyet.” B) “Deneme sırasında gecikmiş yanıt şikâyetleri 40 kayıttan 25’e indi.” C) “Yeni sınıflandırma biçimi müşteri memnuniyetini artırdı.” Ekip, B için kayıt sayımını ve dönem karşılaştırmasını gösterebiliyor; A’yı da aynı kayıtlar destekliyor. Memnuniyet ölçümü yapılmadığı için C bu verilerden çıkarılamıyor.
Amaç, yöneticilerin sonraki denemede hangi sorunu izleyeceğine karar vermekse B ana mesaj olarak seçilebilir: somut bir değişimi bildirir ve belirtilen kayıtlarla karşılaştırılabilir. A, tekrar eden şikâyetin niteliğini açıklayan destekleyici mesaj olabilir. C ise memnuniyet ayrıca ölçülmedikçe sonuç olarak sunulmamalıdır. Böylece gözlenen değişimi anlatırken verinin göstermediği daha geniş bir sonuca ulaşmaktan kaçınılır.
Ana mesajdan sunum akışına geçin
Ana mesajı tek, açık bir cümleyle yazın. Ardından onu destekleyecek mesajları ve her biri için kullanacağınız kanıtı eşleştirin. Örnekte akış şöyle kurulabilir: 1. Amaç: geri bildirimlerde tekrar eden sorunu belirlemek. 2. Yöntem: altı haftalık kayıtları aynı ölçütle sınıflandırmak. 3. Bulgu: kurgusal örnekte gecikmiş yanıt şikâyetlerinin 40’tan 25’e düşmesi. 4. Sınır: bu sayım tek başına müşteri memnuniyetini ölçmez. 5. Sonraki adım: aynı ölçütü izlemek ve memnuniyeti ayrıca ölçmek.
Bu akışı gündem slaydında göstermek için sunum gündem slaydını hazırlama rehberine bakabilirsiniz. Bulguyu grafikle desteklemek gerekiyorsa sunum için açıklayıcı grafik öğeler hazırlama rehberi yardımcı olabilir. Grafik kullanıp kullanmamak bulgunun niteliğine bağlıdır; kullanıldığında neyi ve hangi dönemi gösterdiği anlaşılır olmalıdır.
Çelişkiyi, belirsizliği ve süreyi gözden geçirin
İki mesaj çelişiyorsa tanımlarını, kapsamlarını ve dayanaklarını karşılaştırın. Biri tüm kayıtları, diğeri yalnızca belirli bir dönemi anlatıyor olabilir. Fark açıklığa kavuşmuyorsa ikisini de kesin sonuç gibi sunmayın; belirsizliği belirtin veya mesajı dayanağın gösterdiği kapsamla sınırlayın.
Süre yetmediğinde tekrarları ve ana sonuca katkısı az olan ayrıntıları gözden geçirin. Ana iddiayı anlamak ve değerlendirmek için gereken kanıtı koruyun. Oberlin College’ın araştırma sunumu rehberi, her şeyi anlatmak yerine çalışmanın neden önemli olduğuna ve büyük resme odaklanmayı önerir. Bu, iddianın anlaşılması için gerekli bağlamı atlamak anlamına gelmez.
Son kontrol listesi
- Amaç ve dinleyicinin ihtiyacı açık mı?
- Ana mesaj amaca hizmet ediyor ve belirli bir dayanakla eşleşiyor mu?
- Destekleyici ayrıntılar ana fikri gölgede bırakıyor mu?
- Kanıtın göstermediği bir neden-sonuç ilişkisi veya daha geniş sonuç ileri sürülüyor mu?
- Önemli sınırlamalar ve belirsizlikler belirtilmiş mi?
- Sunum akışı ana mesajı anlaşılır biçimde destekliyor mu?
Sık sorulan sorular
Kaç temel mesaj olmalı?
Bir ana sonuç belirleyin; onu anlaşılır kılmak için gereken destekleyici mesajları ekleyin. Uygun sayı sunum süresine, konuya ve dinleyiciye bağlıdır. Sayıyı baştan sabitlemek yerine, her mesajın ana sonuca katkısını değerlendirin.
İlginç ama dayanağı zayıf bir bulguyu ne yapmalıyım?
Onu kanıtlanmış bir sonuç gibi sunmayın. Amaca uygunsa gözlem veya soru olarak, sınırını açıkça belirterek paylaşın; değilse ana akışın dışında bırakın. İddiaları dayanaklarıyla karşılaştırın ve son ifadenin elinizdeki veriye uygun olup olmadığını kontrol edin.
← Bloga dön
